26/08/2024
Hiệu quả mô hình “Phòng họp không giấy”
Thời gian gần đây, huyện Quỳnh Nhai đã triển khai mô hình “Phòng họp không giấy” với mục tiêu thực hiện cải cách hành chính, hướng đến xây dựng chính quyền điện tử. Mô hình “Phòng họp không giấy” đã góp phần giảm văn bản giấy, tiết kiệm chi phí, rút ngắn thời gian chuẩn bị họp và tăng tương tác giữa các thành viên dự họp.
Để chuẩn bị cho các kỳ họp, hội nghị hay cuộc họp, trước đây Văn phòng HĐND - UBND huyện phải thực hiện rất nhiều công đoạn như: tổng hợp tài liệu, photo, phân loại tài liệu. Số lượng tài liệu phải photo, in ấn rất nhiều, một số trường hợp nhầm lẫn văn bản khi chia bộ tài liệu; có trường hợp nhầm trang, có trường hợp thiếu văn bản, có trường hợp lẫn nội dung các văn bản với nhau... Từ tháng 5/2021 đến nay, những công đoạn đó đã được thay thế bằng hệ thống “Phòng họp không giấy”. UBND huyện triển khai sử dụng hệ thống phòng họp không giấy eCabinet trong các cuộc họp của UBND huyện như: Phiên họp UBND huyện hằng tháng, Kỳ họp HĐND, Các cuộc họp khác của UBND huyện thay thế phương thức họp truyền thống, chạy trên trên trình duyệt web, phần mềm trên máy tính bảng hoặc điện thoại di động với các chức năng: Chủ trì, điểm danh, quản lý cuộc họp lưu trữ, khai thác tài liệu, ghi chú cuộc họp đơn giản, thuận tiện. Tăng cường thông tin, thông báo, giao tiếp cuộc họp từ khi khởi tạo, đến khi kết thúc cuộc họp, đặc biệt là thao tác cập nhật, bổ sung chỉnh sửa tài liệu trong quá trình chuẩn bị và trao đổi trong cuộc họp... Hằng năm, UBND huyện đã thực hiện khoảng 50 cuộc họp (bao gồm phiên họp UBND huyện, Kỳ họp HĐND; họp thẩm tra văn bản HĐND và các cuộc họp phát sinh đột xuất)
Các đại biểu dự phiên họp UBND huyện nghiên cứu tài liệu trên hệ thống phòng họp không giấy E-Cabinet
Việc triển khai áp dụng mô hình “Phòng họp không giấy”, đã góp phần đẩy mạnh cải cách hành chính, hướng đến hoàn thành mục tiêu xây dựng chính quyền số theo Nghị quyết số 16-NQ/HU ngày 06/9/2023 của Ban Thường vụ Huyện ủy về lãnh đạo, chỉ đạo nhiệm vụ chuyển đổi số huyện Quỳnh Nhai giai đoạn 2021 - 2025, định hướng đến năm 2030./.
Tác giả: Mạnh Hùng - Trung tâm Truyền thông - Văn hóa huyện